Réunion : ordre du jour

Sur cette page

• Généralités sur l’ordre du jour
• Points à l’ordre du jour
• Renseignements complémentaires

Généralités sur l’ordre du jour

L’ordre du jour d’une réunion est un document qui donne un aperçu des divers points dont il sera question au cours de la réunion et qui précise l’ordre dans lequel ils seront abordés. Il constitue en quelque sorte le plan du déroulement de la réunion.

Les points inscrits à l’ordre du jour aident les participantes et participants à comprendre l’objectif de la réunion et à s’y préparer. Ils facilitent aussi le suivi des discussions et la rédaction du compte rendu.

Certaines organisations disposent d’un modèle d’ordre du jour dans lequel l’information peut être présentée sous la forme d’un tableau, d’une liste à puces ou d’une liste numérotée. Si un tel modèle existe au sein d’une organisation, il convient de l’utiliser. Sinon, il existe sur le Web bon nombre de modèles pouvant répondre aux divers besoins des organisations.

Points à l’ordre du jour

L’ordre du jour peut comprendre, sans s’y limiter, les éléments qui figurent ci-dessous. Dans l’ordre du jour de réunions informelles, il n’est pas rare de trouver seulement quelques-uns de ces éléments.

• Ouverture de la séance : La présidence annonce le début de la réunion.
• Mot de bienvenue : La présidence souhaite la bienvenue à tout le monde et, le cas échéant, présente les nouveaux et nouvelles membres de même que les personnes invitées à la réunion.
• Appel et quorum : Dans les réunions à caractère officiel, le ou la secrétaire fait l’appel (autrement dit, il ou elle prend les présences). La présidence indique ensuite si le quorum est atteint (c’est-à-dire s’il y a suffisamment de membres pour qu’on puisse tenir la réunion).
• Modification et adoption de l’ordre du jour : La présidence demande si quelqu’un souhaite apporter des modifications à l’ordre du jour. Il peut s’agir, par exemple, de sujets à ajouter au point « Autres sujets » ou « Divers ». Le cas échéant, les membres votent pour ou contre les modifications proposées, et approuvent l’ordre du jour.
• Adoption du compte rendu de la réunion précédente : Le compte rendu de la réunion précédente est soumis au vote des membres pour approbation.
• Points de discussion : On inscrit à cette rubrique les sujets que l’on veut aborder pendant la réunion dans l’ordre souhaité : une question en suspens, une formation à suivre, des mesures mises de l’avant, l’état d’avancement d’un projet, etc. Certains points peuvent uniquement viser à informer les personnes présentes, alors que d’autres exigent que des décisions soient prises pendant la réunion. Chaque point de discussion peut constituer un élément distinct de l’ordre du jour.
• Autres sujets ou Divers : Les sujets qui sont abordés à ce moment de la réunion ont généralement été ajoutés à l’étape de la modification et de l’adoption de l’ordre du jour. Les participants et participantes peuvent faire des annonces, discuter de sujets de moindre importance ou aborder des questions d’intérêt qui n’avaient pas été inscrites à l’ordre du jour avant la réunion. À cette étape, aucune décision n’est habituellement prise puisqu’il n’était pas prévu que ces questions soient abordées.
• Tour de table : La présidence fait un tour de table et offre à chaque personne la possibilité de poser des questions, de formuler des commentaires ou de proposer un sujet pour une prochaine réunion. À ce point de la réunion, on ne discute pas nécessairement des points soulevés, et on ne prend aucune décision. On collecte plutôt des renseignements qui seront traités le moment venu.
• Planification de la prochaine réunion : On fixe la date, l’heure et le lieu de la prochaine réunion.
• Levée de la séance ou Clôture de la séance : La présidence lève la séance.

Pour chaque élément inscrit à l’ordre du jour, on peut préciser le nom du ou de la responsable et le temps qui lui est alloué.

Renseignements complémentaires

• Agenda : emplois corrects et fautifs
• Réunion : rédaction du compte rendu